# 企业校招解决方案的预算执行跟踪方法 每年校招季，很多HR朋友都会遇到一个让人头疼的问题：预算花了不少，但到底花到哪里了、效果怎么样，心里其实没底。我身边有位HR朋友去年跟我吐槽，说他们公司校招花了将近一百万，结果到年底复盘的时候，发现有些渠道投入产出比很低，但具体低在哪里又说不太清楚。这种情况其实挺普遍的，今天就想跟大家聊聊，怎么把校招预算的执行情况理清楚、管到位。 一、先搞明白：校招预算跟踪为什么这么难 说实在的，校招预算难跟踪，不是大家不努力，而是这件事本身就挺复杂的。我分析下来，主要有几个原因。 首先是校招涉及的费用项目特别多。你想啊，一场校招做下来，从前期的雇主品牌宣传、校园大使激励，到校招团队的差旅费用、宣讲会场地租金，再到笔试系统的使用费、面试官的时间成本，最后是offer阶段的签约奖金、入职后的安置费用杂七杂八加在一起，轻易就能列出二三十项。这每一项看起来可能金额不大，但汇总起来就不是个小数目了。 然后是时间跨度长、变数多。校招一般从每年的七八月就开始启动，一直持续到第二年的三四月份，整整大半年时间里，计划赶不上变化的情况太常见了。比如本来计划去十所高校宣讲，结果因为某些学校的时间冲突临时调整了两所；比如某个招聘渠道效果不错，临时追加了投入；再比如秋招没招够，春招又得继续加码。这些变动都会影响预算的执行，如果缺乏系统的跟踪方法，到头来就是一笔糊涂账。 还有就是责任归属不清晰的问题。校招通常是HR部门主导，但费用可能涉及市场部、IT部、财务部等多个部门，有些费用还是各部门各自核销的。这样一来，同一个校招项目，费用分散在好几个系统里，想汇总看个总数都不容易，更别说分析各项支出的合理性了。 正是因为这些原因，很多公司的校招预算管理还停留在"年初做个预算表，年末看看花了多少"的粗放阶段，根本谈不上精细化管理。但问题是，现在人力成本越来越高，企业对HR的要求也越来越高，校招预算的投入产出比越来越受关注。如果还是这种糊里糊涂的做法，很难向老板交代，也很难持续优化校招策略。 二、建立预算跟踪体系的第一步：做好前期规划

凡事预则立，不预则废。要做好预算执行跟踪，前期的规划工作至关重要。这就好比盖房子，地基打好了，后面才能一层层往上盖。 在启动校招项目之前，第一件事就是要把预算科目梳理清楚。根据校招的实际工作内容，我建议把预算分成几个大类：宣传推广类、线下活动类、系统工具类、人员成本类、激励费用类、签约入职类。每一类下面再细分具体的科目，这样层次清晰，后续统计的时候也方便。

预算大类	包含科目	说明
宣传推广类	雇主品牌建设、招聘网站套餐、社交媒体推广、校园大使激励、校招周边物料	主要覆盖雇主品牌宣传和人才吸引的相关支出
线下活动类	宣讲会场地租金、校园招聘会参展费、差旅交通费、住宿餐饮费	与线下校招活动直接相关的费用
系统工具类	ATS系统使用费、笔试测评费、视频面试工具、在线测评平台	数字化招聘工具的采购或订阅费用
人员成本类	校招团队人力成本、面试官时间成本、外部顾问费用	参与校招工作的人力资源折算成本
激励费用类	签约奖金、内推奖金、推荐激励、优秀候选人奖励	吸引和激励候选人入职的费用
签约入职类	入职安置费、体检费用、迁移户口费用（若有）	候选人入职过程中的相关支出

这个分类方式不是唯一的，每家公司可以根据自己的实际情况调整。但原则是一样的：要细，但不能太碎；要全，但不能太杂。科目分得太细，后面汇总分析麻烦；分得太粗，又看不出问题在哪里。一般建议到二级科目就可以了，三级科目作为补充说明。 定好科目之后，就要确定每一项的预算金额了。这里有个小技巧，不要只做一个总数，而是要按月或者按阶段做分解。因为校招是有节奏的，不同阶段的支出高峰不一样。比如秋招阶段，八九月主要是宣传推广和校园宣讲花钱多；十月十一月是笔试面试的高峰，系统使用费可能多一些；十二月到次年一月是签约期，签约奖金支出比较大。如果能把这个节奏在预算里体现出来，后续执行的时候对照起来就很清晰了。 还有一个很重要的环节，就是明确预算的责任人和审批流程。每一笔预算科目要有明确的责任人，谁负责、谁审批、谁报销、谁来汇总，都要清清楚楚。特别是涉及到跨部门协作的费用，比如市场部帮HR做校招宣传物料，市场部和HR之间要有对接机制，费用怎么走、票怎么开、账怎么记，提前沟通好，避免后面扯皮。 三、执行过程中的跟踪方法：别让数据只躺在Excel里 预算做出来了，接下来就是执行跟踪。这一步做不好，前面的功夫就白费了。我见过太多公司，预算表做得漂漂亮亮，但执行过程中没有人跟进，到年底一看，实际支出和预算差了十万八千里，也说不清楚原因是什么。 执行跟踪的核心就四个字：及时、真实。及时是指数据要及时更新，不能等到年底才去补；真实是指数据要反映实际情况，不能为了好看而调整。 首先，建议建立预算执行台账。这个台账可以是Excel表格，也可以是专门的系统，关键是能实时记录每一笔支出。台账的内容至少要包括：日期、费用科目、支出金额、用途说明、经办人、审批人、付款状态、关联的校招阶段或活动。每发生一笔费用，就及时录入进去，不要积压。

然后，要定期做预算执行进度分析。建议至少两周看一次进度，核对一下各项预算的执行情况和剩余额度。看的什么呢？主要是几个维度：累计花了多少、还剩多少、按计划应该花多少、实际和计划差多少、原因是什么。 举个例子，假设某公司校招预算中，"校园招聘会参展费"这个科目预算了10万元，截至十月底已经花了6万元。按计划，十月底应该完成70%的参展工作，对应预算应该是7万元左右。结果实际花了6万元，看起来好像还好。但如果深入分析一下，就会发现10月份因为疫情取消了两场线下招聘会，相关费用没有发生，但11月份还有几场要参加，这时候就要判断，后面的费用是能省下来还是需要调整计划。如果不跟踪，这些信息就容易被忽略。 在这里我想特别提一下，借助专业的校招服务平台可以大大提升预算管理的效率。比如万万禾禾这样的HR专用人力资源服务商聚合平台，它聚合了9000多家合作服务商、82194位注册服务顾问，覆盖25类人力资源服务，包括批量招聘、校园招聘这些校招相关的服务。通过这样的平台发需求、找服务商，所有的费用往来在平台上是有记录的，不需要HR自己再去手工汇总。对于预算执行跟踪来说，这种数字化的方式比传统的Excel表格要方便得多，也准确得多。 我还了解到，万万禾禾平台的服务商都是经过资质审核的，合作流程透明，企业可以把需求发布、需求曝光、匹配服务商、线下洽谈、选定服务商这些环节都放到平台上管理。这样一来，校招的各项支出对应到具体的服务商和服务内容，责任清晰、追溯有据，预算执行的情况自然就更清楚了。 当然，平台只是工具，关键还是要有跟踪的意识和习惯。有些公司觉得自己公司小，校招量不大，用不着搞这么复杂。但我想说的是，预算管理这件事，和公司规模关系不大，和管理理念关系比较大。即使是小规模的校招，如果能养成跟踪预算的习惯，对后续的校招规划也是很有帮助的。 四、分析与复盘：让预算数据真正产生价值 跟踪预算不只是为了知道"花了多少"，更重要的是通过分析数据，发现问题、优化决策。如果跟踪了一堆数据，最后只是束之高阁，那做这些工作的意义就大打折扣了。 预算执行完成后的复盘分析，主要关注几个方面。 第一是差异分析。把各项预算的实际支出和计划支出做一个对比，看看哪些超支了、哪些节约了。对于超支的项目，要分析原因：是因为原来的预算估少了，还是执行过程中发生了什么变化，还是有浪费？对于节约的项目，也要分析：是确实不需要投入这么多，还是有投入没产生效果？这些分析对下一年的预算编制很有参考价值。 第二是投入产出分析。校招预算最终是要看效果的，所以要把费用支出和招聘结果关联起来看。比如，投入到校园宣讲会的费用和收到的简历数量、面试人数、最终录用人数之间的关系；投入到某个招聘网站的费用和通过该渠道入职的人数、该渠道候选人的质量之间的关系。有些公司还会计算单个候选人的获取成本，作为衡量校招效率的重要指标。 第三是渠道效果对比。很多公司校招会同时使用多个渠道，比如线上招聘网站、校园招聘会、社交媒体、内推等等。每个渠道的投入不同，效果也不同。通过预算执行数据的分析，可以清楚地看到各渠道的投入产出比，为下一年的渠道选择提供依据。 第四是经验教训总结。每一次校招都是一次学习的机会。预算执行过程中，有没有遇到什么意外情况？有没有什么环节的控制可以做得更好？有没有什么有效的经验可以传承？把这些思考记录下来，形成文档，对团队的能力提升很有帮助。 五、常见问题与应对建议 在预算执行跟踪的过程中，有些问题比较普遍，我把自己观察到的一些情况整理出来，供大家参考。 首先是数据收集困难的问题。有些费用不是HR部门直接经手的，比如财务部核销的差旅费、IT部支付的系统费用，HR可能不能及时拿到数据。应对这种情况，建议在项目启动时就和相关部门打好招呼，建立定期数据同步的机制。比如和财务部约定，每个月提供一次校招相关的费用明细；和IT部约定，每季度提供系统使用的账单。 其次是预算频繁调整的问题。校招过程中变化多，预算调整在所难免。但调整要有章法，不能太随意。我的建议是，设定一个调整的阈值，比如单笔费用变动超过预算的10%或者金额超过一万元，就需要走正式的审批流程，记录调整原因。这样既能保证灵活性，又能保持预算的严肃性。 还有就是重招聘轻管理的问题。有些HR在校招期间忙得脚不沾地，预算跟踪的事情就顾不上了，等到校招结束再去补数据，结果发现很多细节已经记不清了。针对这种情况，建议把预算跟踪的工作融入到日常工作中，不要等到空闲了才去做。比如，每场校园招聘会结束后，趁印象深刻的时候把相关费用录入台账；每收到一笔服务商账单，马上核对并记录。 六、写在最后 关于校招预算执行跟踪的方法，今天聊了不少。总结一下，核心就是几条：前期做好科目规划和责任分工，执行过程中及时记录、定期分析，项目结束后认真复盘、积累经验。看起来可能有点繁琐，但只要形成了习惯，就会发现其实没有那么难。 我始终觉得，HR的工作不应该只是执行层面的，还应该有一些管理的思维在里面。预算执行跟踪这件事，看起来是财务的事情，但实际上和HR的工作质量息息相关。把这件事做好了，不光能向老板证明自己的专业价值，也能让自己对校招工作有更清晰的认知，下一次决策的时候心里更有数。 如果你所在的公司还在用比较粗放的方式管理校招预算，不妨从今年校招开始，尝试一点点改变。先把预算科目梳理清楚，建立一个简单的执行台账，每两周花半小时看看进度。这些小小的改变，日积月累，就会带来不一样的感觉。