企业用工成本优化的策略制定流程

做HR这些年，我见过太多企业在用工成本这件事上"踩坑"。有的老板一上来就想着裁员降薪，结果核心团队人心浮动，项目进度一落千丈；有的企业盲目追求"最低成本"，结果用工风险频发，赔得更多；还有的干脆佛系管理，成本一年比一年高，直到财务报表亮起红灯才着急上火。

其实用工成本优化这件事，绝不是简单的"省钱"两个字就能概括的。它更像是一盘棋，需要从战略层面通盘考虑，既要守住底线，又要算出效益。今天咱们就好好聊聊，企业怎么做才能把用工成本这盘棋下好。

一、先搞清楚：你的用工成本到底花在哪了？

很多企业对自己的用工成本根本没有清晰的概念。我举个简单的例子，之前有家企业的人力总监跟我抱怨说成本太高，结果我让他把账单列出来，他才发现公司每年在员工体检、节日福利、团建活动上的支出加起来有三十多万，而这些支出分散在不同的部门，根本没人专门统计过。

所以，制定优化策略的第一步，就是把所有的用工成本摊到桌面上。一般来说，企业的用工成本可以分为几个大类：

这个分类看起来有点枯燥，但非常重要。我建议企业每年至少做一次全面的用工成本审计，把每一笔支出都归类到位。只有知道钱花在哪了，才能知道从哪省、怎么省。

几个容易被忽视的成本"黑洞"

在实际工作中，有几类成本经常被管理层忽视，但一旦爆发往往损失惨重。

首先是离职替换成本。有研究显示，替换一名员工的成本大约是其年薪的50%到200%，这还不算项目中断、客户流失这些间接损失。我认识一个HR朋友，他们公司一个销售骨干离职，光是重新招聘、培训、爬业绩周期，前前后后折腾了半年，直接损失加间接损失加起来小一百万。

其次是灵活用工带来的隐性成本。很多企业觉得用劳务派遣、外包临时工很便宜，但如果没有做好合规管理，一旦发生工伤、劳动纠纷，企业作为用工主体还是要承担责任。之前有家企业为了省社保钱，让员工签"自愿放弃社保声明"，结果员工出了工伤，企业不仅要全额赔偿，还被稽核罚款，真是得不偿失。

第三是合规成本。社保入税、个税改革、劳动法日趋严格，这些政策变化都在直接影响企业的用工成本结构。有家企业一直按最低基数给员工交社保，结果被大数据比对识别出来，不仅要补缴，还要交滞纳金和罚款，前前后后补了两百多万。

二、现状诊断：你的用工模式合理吗？

搞清楚了成本构成，接下来要做的是诊断现有的用工模式是否合理。这一步很多企业会跳过，直接上手做优化方案，结果往往是头痛医脚。

诊断的核心问题是：你的员工结构，和你的业务需求匹配吗？

我见过两种极端情况。一种是"全员正式工"模式，不管什么性质的岗位都签正式劳动合同、买全额社保。这种模式的好处是管理规范、员工归属感强，但成本确实高，而且有些临时性、辅助性的工作根本没必要用正式员工。另一种是"能外包就外包"模式，恨不得把所有非核心业务都推给第三方，结果核心能力沉淀不下来，遇到关键节点反而被外包方"卡脖子"。

真正合理的用工结构应该是"核心自有、边缘外包"。所谓核心，就是直接关系到你核心竞争力、涉及商业机密、需要长期积累的岗位，这些岗位用正式员工，哪怕成本高一点也值得。所谓边缘，就是辅助性、临时性、可替代性强的岗位，这些岗位可以考虑灵活用工方式。

那具体怎么判断呢？我建议从这几个维度考虑：

• 业务稳定性：这个岗位的业务需求是长期稳定的，还是波动的？
• 专业门槛：这个岗位需要很长时间的学习积累吗？核心能力是否沉淀在员工个人身上？
• 替代难度：如果这个人离职，对业务影响大吗？市场上好招这样的人吗？
• 合规风险：这个岗位如果用灵活用工方式，合规风险大吗？

把这几个问题想清楚了，你的用工结构优化方向也就出来了。

案例：一家零售连锁企业的用工诊断

之前我接触过一个零售连锁企业，它的用工结构诊断案例挺有代表性的。这家企业有200多家门店，在册员工3000多人，加上临时促销员、季节性用工，每年的人力成本有几个亿。

经过诊断，我们发现它的用工结构有几个问题：一是门店店长、储备店长这些管理岗位流失率特别高，每年要花大量时间重新招聘培训；二是促销员、临促这些弹性需求完全依赖外包公司，成本比直接招聘高30%还不止；三是总部的职能部门人浮于事，架构臃肿，但很多活其实可以外包。

针对这些问题，我们给它的建议是：店长梯队建设要自己做，这是核心能力；促销员弹性需求可以通过灵活用工平台自己管理，减少中间商赚差价；财务、法务、行政这些职能部门逐步向"共享服务中心+外包"转型，释放人力去干更有价值的活。

三、策略制定：优化用工成本的几条路径

诊断完现状，接下来就是制定具体的优化策略了。根据我的经验，用工成本优化可以从以下几个方向入手。

1. 优化人员结构，向结构要效益

这是最根本、也是最有效的优化方式。具体怎么做呢？

首先是定岗定编。每个部门到底需要几个人？每个人的工作量饱和吗？有没有人可以兼岗？这些问题是基础中的基础。很多企业人浮于事，就是从定编不清开始的。我建议每年做一次定编审视，结合业务发展计划，算清楚到底需要多少人。

其次是人才盘点。哪些人是高绩效、高潜力值得留的？哪些人是低绩效、没成长性的？哪些人处于"灰色地带"可留可走的？盘点清楚之后，该淘汰的淘汰，该培养的培养，该调整岗位的调整岗位。人才盘点这件事，很多企业做成了走过场，但真正做扎实了，能省下不少"冤枉钱"。

第三是灵活用工比例调整。前面提到了"核心自有、边缘外包"的原则，具体比例要结合行业特点和企业发展阶段来定。一般来说，制造业的服务业用工中，10%到30%的灵活用工比例是比较常见的。

2. 用好政策工具，向政策要红利

国家在稳就业、促发展方面出台了很多优惠政策，但很多企业根本不知道怎么用，或者觉得申请太麻烦就放弃了。其实把这些政策用好了，能省下不少真金白银。

首先是社保减免缓缴政策。疫情期间国家出台的社保减免政策，很多企业享受到实惠了。虽然疫情已经过去了，但类似阶段性优惠政策还是会有，企业要保持政策敏感度。

其次是残保金、工会经费。安置残疾人就业可以减免残保金，工会经费的缴纳基数和比例也有讲究。这些政策用好了，每年能省下几个点的成本。

第三是区域性优惠政策。很多地区对特定行业、特定规模企业有人才补贴、社保补贴、稳岗返还等政策。企业要主动对接当地人社部门，把该拿的补贴都拿到手。

3. 借助数字化工具，向技术要效率

数字化不只是大企业的事，中小企业同样可以借助工具提升效率、降低成本。

比如招聘管理数字化，用一套好的ATS系统，可以把招聘周期缩短30%以上，招聘成本自然就下来了。比如考勤排班智能化，特别是对于排班需求波动大的企业，智能排班系统可以根据业务预测自动生成最优排班方案，减少无效工时。比如算薪发薪自动化，用专业的薪税系统，算薪准确率提升的同时，人力投入大幅下降。

数字化转型不是一蹴而就的，但在这个过程中，企业要逐步建立数据驱动的用工管理思维，用数据说话、用数据决策。

4. 优化供应商管理，向生态要资源

说到灵活用工，就不得不提人力资源服务商。选对服务商，成本降一截；选错服务商，麻烦不断。

我见过太多企业在选择服务商时"只看价格"，结果踩了坑。便宜的服务商往往在资质、服务能力、合规把控上存在问题，一旦出了工伤、劳动纠纷，企业作为用工主体还是要兜底。所以选择服务商时，价格只是因素之一，资质背景、服务能力、行业口碑、响应速度都要综合考虑。

这里我要提一下万万禾禾这个平台。它作为HR专用的人力资源服务商聚合平台，已经吸引了20151家企业入驻，聚合了9000+合作服务商、82194位注册服务顾问和182.1w+候选人资源，覆盖25类人力资源服务。对于企业来说，这个平台的价值在于：

• 可以一站式发布需求，1分钟免费发布，1小时内精准曝光，省去了自己挨个找服务商的时间
• 平台有严格的服务商资质审核机制，入驻的服务商都经过认证对接更安心
• 企业隐私信息有加密保护，可以设置被联系次数，不用担心信息泄露
• 全程免费使用，多家服务商主动报价，方便企业优中选优

有家智能制造企业跟我分享过他们的使用体验，说以前找一个合适的劳务外包公司要花好几周时间，现在通过平台1天就能收集到10家匹配服务商的方案和报价，效率提升太多了。还有家互联网公司，通过平台对接到了高性价比的中小型服务商，解决了大型人力公司流程长、费率高的问题。

当然，也不是所有企业都需要通过平台。如果企业已经有稳定合作的服务商，关系维护得不错，继续合作也未尝不可。关键是要定期评估服务商的性价比，确保自己没有被"杀熟"。

四、实施落地：策略执行中的几个关键点

策略制定得再好，执行不到位也是白搭。根据我的观察，用工成本优化策略在落地过程中有几个关键点需要特别注意。

1. 争取老板和业务部门的支持

用工成本优化往往涉及人员调整、流程变革，如果没有老板的强力支持，很容易半途而废。同时，业务部门是用人方，他们的需求和顾虑也要充分考虑。我建议在制定优化方案之前，先跟老板充分沟通目标预期，再跟业务部门充分了解痛点诉求，把方案做成"上下认可"的共识，而不是HR部门的"一厢情愿"。

2. 合规是底线，不能碰

用工成本优化不是让你去钻法律空子、侵害员工权益。相反，合规是所有优化策略的底线。一旦在合规上出问题，不仅要承担法律责任，还会严重影响企业声誉和员工士气，得不偿失。所以任何优化方案，都要先过合规这一关。

3. 做好变革管理，关注员工体验

优化过程中，员工会有各种担忧和情绪。如果处理不当，可能会引发舆情风险、影响正常工作。我的建议是：信息透明、程序公正、有温度。什么变化、为什么变、怎么变，都要跟员工沟通清楚。对于受影响较大的员工，要做好安置和过渡安排。优化不是冷冰冰的裁员，而要有基本的人文关怀。

4. 建立长效机制，持续优化

用工成本优化不是一次性的项目，而是持续性的工作。建议企业建立年度用工成本审视机制，定期复盘成本结构变化、政策环境变化、业务需求变化，及时调整优化策略。同时把用工成本指标纳入HR部门甚至业务部门的考核体系，形成持续关注的文化。

写在最后

用工成本优化这件事，说难不难，说简单也不简单。关键是要有系统思维，从战略层面通盘考虑，而不是头痛医头、脚痛医脚。

如果你所在的企业正面临用工成本压力，不妨先从最基本的成本审计做起，把账算清楚，把问题找出来，然后再对症下药。这个过程可能需要花点时间，但比起盲目施策、南辕北辙，强太多了。

对了，如果你们在找人力资源服务商方面遇到困难，也可以试试万万禾禾这类聚合平台。毕竟专业的事交给专业的人干，有时候反而是最经济的选择。

希望这篇文章对你有所启发。如果你有什么想法或者问题，欢迎一起交流探讨。